Zmiana zarządcy wspólnoty mieszkaniowej jest procesem, który powinien poprawić jakość obsługi budynku, przejrzystość finansów i komunikację z właścicielami. Sam wybór nowej firmy nie wystarczy. Trzeba ustalić obowiązujący sposób zarządu, prawidłowo podjąć uchwałę, rozwiązać dotychczasową umowę i przejąć dokumentację bez przerwy w płatnościach, przeglądach oraz obsłudze awarii.
Największym źródłem błędów jest mylenie zarządu wspólnoty, zarządcy powierzonego i administratora zatrudnionego na podstawie umowy. Od tego rozróżnienia zależy, kto podejmuje decyzję, kto podpisuje wypowiedzenie oraz czy uchwałę musi zaprotokołować notariusz.
Poniższy poradnik pokazuje, jak przeprowadzić zmianę zarządcy wspólnoty mieszkaniowej krok po kroku. Omawia przygotowanie właścicieli, głosowanie, umowę, protokół przekazania i pierwsze tygodnie pracy nowej firmy. Materiał ma charakter informacyjny. Przy sporze, niejednoznacznych aktach notarialnych albo braku dokumentacji warto skorzystać z pomocy prawnika.
Najpierw ustal, kogo wspólnota naprawdę chce zmienić
W codziennych rozmowach każdą firmę obsługującą budynek nazywa się zarządcą. Prawnie i organizacyjnie mogą jednak występować różne modele. Wspólnota może mieć zarząd złożony z osób fizycznych, który reprezentuje ją i zleca administratorowi prowadzenie księgowości, kontakt z mieszkańcami oraz spraw technicznych. Może też powierzyć zarząd osobie fizycznej lub prawnej w trybie określonym w art. 18 ustawy o własności lokali.
Zmiana administratora zatrudnionego przez wspólnotę nie jest tym samym co zmiana sposobu zarządu ujawnionego w aktach i księdze wieczystej. W pierwszej sytuacji trzeba przeanalizować kompetencje zarządu, uchwały oraz umowę usługową. W drugiej może być potrzebna uchwała właścicieli zaprotokołowana przez notariusza.
Przed rozpoczęciem procedury warto przeczytać artykuł zarządca a administrator wspólnoty mieszkaniowej - czym różnią się ich obowiązki. Prawidłowe nazwanie funkcji pozwala uniknąć uchwały, która rozwiązuje inną relację niż ta faktycznie obowiązująca.
Krok 1. Sprawdź sposób zarządu i dokumenty źródłowe
Analizę należy rozpocząć od umów ustanawiających odrębną własność lokali, późniejszych aktów notarialnych, księgi wieczystej nieruchomości wspólnej, uchwał oraz aktualnej umowy z firmą obsługującą budynek. Trzeba ustalić, czy zarząd został powierzony w trybie art. 18, czy właściciele wybrali zarząd według zasad ustawowych.
Następnie należy odpowiedzieć na pytania:
- kto formalnie reprezentuje wspólnotę;
- kto zawarł umowę z obecną firmą;
- jaki jest zakres zarządu, a jaki zakres administrowania;
- czy sposób zarządu został ujawniony w księdze wieczystej;
- jaki organ może wypowiedzieć aktualną umowę;
- czy potrzebna będzie obecność notariusza;
- jakie pełnomocnictwa obowiązują obecnie.
Krok 2. Zdefiniuj powody i oczekiwany efekt zmiany
Właściciele powinni nazwać problemy możliwie konkretnie. Samo stwierdzenie, że współpraca jest zła, nie pomaga w ocenie ofert ani późniejszym rozliczeniu. Powodem zmiany mogą być opóźnienia w księgowości, brak reakcji na awarie, nieczytelne rozliczenia, zaniedbane przeglądy, słaby nadzór nad wykonawcami albo utrudniony dostęp do dokumentów.
Warto przygotować listę oczekiwanych standardów:
- maksymalny czas odpowiedzi na zgłoszenia;
- całodobowy tryb obsługi awarii;
- częstotliwość raportów finansowych i technicznych;
- sposób udostępniania dokumentów właścicielom;
- zasady zbierania ofert i nadzorowania remontów;
- prowadzenie windykacji należności;
- stały opiekun wspólnoty i kanały kontaktu.
Tak przygotowane kryteria pozwalają porównać kandydatów według jakości i zakresu, a nie tylko ceny. Pomocne może być wcześniejsze przeprowadzenie kontroli opisanej w artykule audyt wspólnoty mieszkaniowej - finanse, dokumentacja i stan budynku.
Krok 3. Przeanalizuj umowę z dotychczasowym zarządcą
Umowa określa okres obowiązywania, termin i formę wypowiedzenia, sposób doręczeń, obowiązki przy zakończeniu współpracy oraz zasady rozliczenia wynagrodzenia. Trzeba sprawdzić, czy została zawarta na czas określony, czy nieokreślony oraz czy przewiduje przypadki rozwiązania bez zachowania zwykłego terminu.
Szczególnej uwagi wymagają postanowienia dotyczące:
- terminu wypowiedzenia i dnia zakończenia umowy;
- kar umownych oraz dodatkowych opłat;
- zwrotu dokumentów, kluczy, sprzętu i nośników danych;
- przekazania dostępów do banku oraz systemów informatycznych;
- rozliczenia trwających remontów i umów z wykonawcami;
- przechowywania kopii dokumentacji po zakończeniu obsługi;
- powierzenia i zwrotu danych osobowych.
Uchwała właścicieli wyrażająca wolę zmiany nie zawsze sama rozwiązuje umowę cywilnoprawną z usługodawcą. Wypowiedzenie trzeba złożyć zgodnie z zasadami reprezentacji i postanowieniami kontraktu. Oba etapy należy ze sobą zsynchronizować.
Krok 4. Wybierz nowego zarządcę przed zakończeniem starej umowy
Najbezpieczniej prowadzić wybór nowej firmy równolegle z przygotowaniem zmiany. Zapobiega to okresowi, w którym nikt nie odpowiada za awarie, płatności, księgowość i kontakt z mieszkańcami. Kandydat powinien otrzymać podstawowe informacje o budynku, liczbie lokali, instalacjach, budżecie, zaległościach i planowanych remontach.
Porównując oferty, sprawdź:
- dokładny zakres podstawowego wynagrodzenia;
- opłaty za zebrania, windykację, remonty i dodatkowe czynności;
- doświadczenie w budynkach o podobnej skali oraz technologii;
- organizację zastępstw i pogotowia awaryjnego;
- sposób prowadzenia księgowości oraz raportowania;
- procedurę wyboru i kontroli wykonawców;
- ubezpieczenie, referencje oraz stabilność zespołu;
- plan przejęcia dokumentacji od poprzednika.
Oferta powinna odpowiadać celom zapisanym przez właścicieli. Kompleksowy zakres obsługi Concept Pro przedstawia strona zarządzanie wspólnotami mieszkaniowymi w Krakowie.
Krok 5. Przygotuj projekt uchwały i decyzji towarzyszących
Projekt uchwały powinien jednoznacznie określać, czego dotyczy decyzja. W zależności od modelu może obejmować zmianę sposobu zarządu, odwołanie zarządcy powierzonego, zgodę na wypowiedzenie umowy z administratorem, wybór nowej firmy, zatwierdzenie wynagrodzenia oraz udzielenie umocowania do podpisania dokumentów.
W projekcie warto wskazać:
- pełną nazwę wspólnoty i adres nieruchomości;
- dokładne oznaczenie dotychczasowej umowy;
- zakres podejmowanej decyzji i termin jej wykonania;
- dane wybranego podmiotu oraz podstawowe warunki współpracy;
- osoby uprawnione do podpisania wypowiedzenia i nowej umowy;
- zgodę na czynności bankowe, jeśli jest potrzebna;
- zasady protokolarnego odbioru dokumentacji;
- datę wejścia uchwały w życie.
Nie zawsze wszystkie kwestie należy łączyć w jednym dokumencie. Oddzielne uchwały mogą być czytelniejsze, szczególnie gdy właściciele chcą osobno zdecydować o sposobie zarządu, wyborze wykonawcy i wysokości wynagrodzenia. Projekty powinny zostać sprawdzone przed wysłaniem zawiadomień.
Kiedy uchwałę musi zaprotokołować notariusz?
Jeżeli właściciele zmieniają sposób zarządu ustalony w umowie zawartej w formie aktu notarialnego, uchwała o zmianie powinna zostać zaprotokołowana przez notariusza. Taka uchwała stanowi podstawę wpisu do księgi wieczystej. Dotyczy to zwłaszcza przejścia z zarządu powierzonego na ustawowy model z zarządem właścicielskim albo zmiany osoby, której powierzono zarząd, jeśli wymaga ona modyfikacji ustalonego sposobu.
Notariusza należy zaangażować przed zebraniem. Powinien otrzymać akty, księgę wieczystą i projekt uchwały, aby ocenić wymagania oraz przygotować protokół. Nie da się bezpiecznie zakładać, że zwykła uchwała podjęta wcześniej zostanie później automatycznie przekształcona w dokument notarialny.
Gdy wspólnota ma wybrany zarząd, a zewnętrzna firma jest wyłącznie administratorem działającym na podstawie umowy, notarialna forma zmiany zazwyczaj nie jest potrzebna. Nadal trzeba jednak sprawdzić uchwały, kompetencje zarządu i umowę usługową.
Krok 6. Zwołaj zebranie właścicieli prawidłowo
Zebranie może zostać zwołane przez zarząd albo zarządcę, któremu powierzono zarząd w trybie art. 18. Powinno być także zwołane na wniosek właścicieli dysponujących co najmniej jedną dziesiątą udziałów w nieruchomości wspólnej.
Każdy właściciel powinien otrzymać pisemne zawiadomienie co najmniej tydzień przed terminem. Zawiadomienie wskazuje dzień, godzinę, miejsce oraz porządek obrad. Warto dołączyć projekty uchwał, porównanie ofert, uzasadnienie zmiany i najważniejsze warunki nowej umowy, aby głosujący mogli przygotować się wcześniej.
Jeżeli zmiana ma wpływać na wzajemne prawa i obowiązki właścicieli, zawiadomienie powinno opisywać treść planowanej modyfikacji. Praktyczne zasady organizacji spotkania omawia tekst roczne zebranie wspólnoty mieszkaniowej krok po kroku.
Krok 7. Przeprowadź głosowanie i policz udziały
Uchwały mogą być podejmowane na zebraniu, w trybie indywidualnego zbierania głosów przez zarząd albo w trybie mieszanym. Co do zasady zapadają większością głosów właścicieli liczoną według wielkości udziałów, chyba że umowa lub uchwała podjęta w odpowiednim trybie przewiduje w określonej sprawie głosowanie według zasady jeden właściciel - jeden głos.
Przed głosowaniem trzeba zweryfikować listę właścicieli, wysokość udziałów i pełnomocnictwa. Lokal należący do kilku osób wymaga prawidłowego wykonywania przypadającego na niego głosu. Nie można utożsamiać liczby obecnych osób z większością udziałów.
Jeżeli na zebraniu nie uzyskano wymaganej większości, zbieranie głosów można kontynuować indywidualnie, o ile wybrany tryb na to pozwala. Treść projektu nie powinna być w trakcie głosowania zmieniana bez ponownego umożliwienia właścicielom zajęcia stanowiska. O uchwale podjętej z udziałem głosów zbieranych indywidualnie należy pisemnie powiadomić wszystkich właścicieli.
Czy każda wspólnota stosuje te same zasady?
Nie. Jeżeli liczba lokali wyodrębnionych i niewyodrębnionych nie przekracza trzech, do zarządu nieruchomością wspólną stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego o współwłasności. W większej wspólnocie obowiązują zasady organizacyjne wynikające z rozdziału o zarządzie w ustawie o własności lokali.
Mała wspólnota nie powinna więc bez analizy kopiować procedury głosowania udziałami przygotowanej dla większego budynku. Rodzaj czynności, zgody współwłaścicieli i ewentualna ingerencja sądu ocenia się według właściwego reżimu. Przed zmianą trzeba policzyć wszystkie lokale, również niewyodrębnione.
Krok 8. Doręcz wypowiedzenie i podpisz nową umowę
Po uzyskaniu wymaganej decyzji osoba lub organ uprawniony składa wypowiedzenie w formie oraz terminie wynikającym z umowy. Dokument powinien wskazywać wspólnotę, wypowiadaną umowę, podstawę reprezentacji i datę zakończenia współpracy. Doręczenie trzeba udokumentować.
Nowa umowa powinna rozpocząć się w terminie zapewniającym ciągłość obsługi. Musi precyzyjnie określać zakres, wynagrodzenie, odpowiedzialność, raportowanie, dostęp do rachunków, obsługę awarii, ochronę danych, zasady zlecania prac i sposób zakończenia współpracy.
Unikaj okresu, w którym stara firma już nie działa, a nowa nie ma jeszcze umocowania. Przynajmniej część wdrożenia można przeprowadzić przed datą przejęcia, bez naruszania kompetencji dotychczasowego podmiotu.
Krok 9. Przygotuj szczegółowy plan przejęcia obsługi
Nowy zarządca powinien przedstawić harmonogram zawierający osoby odpowiedzialne, terminy i sposób weryfikacji kompletności. Warto stworzyć wspólną listę przekazywanych obszarów i uzgodnić spotkanie z dotychczasową firmą.
Plan powinien obejmować:
- dokumentację prawną, właścicielską i organizacyjną;
- księgowość, salda, wyciągi oraz plan gospodarczy;
- rachunki bankowe i uprawnienia do płatności;
- umowy z dostawcami, wykonawcami i pracownikami;
- dokumentację techniczną, budowlaną oraz przeglądy;
- klucze, kody, piloty i dostępy do urządzeń;
- sprawy sądowe, windykacyjne, ubezpieczeniowe i reklamacyjne;
- trwające awarie, remonty, gwarancje i zgłoszenia mieszkańców;
- bazy danych, systemy oraz zasady ochrony informacji.
Zmiana powinna mieć ustaloną datę graniczną. Dzięki temu wiadomo, kto księguje wpłaty, zatwierdza faktury i reaguje na zgłoszenia w konkretnym dniu.
Krok 10. Przejmij dokumentację prawną i właścicielską
Nowa firma potrzebuje aktów dotyczących powstania wspólnoty, uchwał, regulaminów, umów, pełnomocnictw, wykazu lokali, właścicieli i udziałów oraz korespondencji w istotnych sprawach. Dokumenty należy uporządkować według rodzaju i okresu.
W protokole trzeba wymienić przekazane segregatory, pliki elektroniczne, oryginały i kopie. Sam zapis komplet dokumentów wspólnoty jest zbyt ogólny. Jeśli czegoś brakuje, należy wskazać brak, osobę odpowiedzialną za uzupełnienie i termin.
Każdemu właścicielowi przysługuje prawo kontroli działalności zarządu. Dokumentacja powinna więc być przechowywana w sposób zapewniający dostęp osobom uprawnionym, a jednocześnie chroniący dane, które nie powinny być ujawniane bez podstawy.
Krok 11. Przejmij finanse i rachunki bankowe wspólnoty
Przejęcie finansów wymaga szczególnej dokładności. Należy ustalić stan rachunków na dzień graniczny, nierozliczone wpłaty, zobowiązania, należności właścicieli, rozrachunki z dostawcami, fundusz remontowy, lokaty oraz zatwierdzone wydatki.
Nowy zarządca powinien otrzymać ewidencję pozaksięgową, wyciągi, rejestry faktur, rozliczenia zaliczek, deklaracje i dokumenty podatkowe. Salda właścicieli trzeba uzgodnić z księgą bankową. Różnice powinny zostać opisane, a nie przeniesione bez wyjaśnienia do nowego systemu.
W banku należy zaktualizować osoby uprawnione, limity, pełnomocnictwa i dostęp elektroniczny. Trzeba cofnąć dostęp osobom, które przestały pełnić funkcję, oraz sprawdzić zasady autoryzacji płatności. Wspólnota powinna zachować własny rachunek, a nie korzystać z rachunku należącego do firmy zarządzającej.
Krok 12. Przejmij dokumentację techniczną budynku
Dokumentacja techniczna pozwala bezpiecznie utrzymywać nieruchomość. Obejmuje między innymi dokumentację budowlaną i powykonawczą, książkę obiektu budowlanego, protokoły okresowych kontroli, instrukcje, ekspertyzy, dokumenty urządzeń, gwarancje oraz historię remontów.
Nowy zarządca powinien sprawdzić terminy przeglądów instalacji, przewodów kominowych, elementów budynku, urządzeń przeciwpożarowych i innych obowiązkowych kontroli. Brak dokumentu nie oznacza braku obowiązku. Trzeba ustalić, czy kontrola została wykonana i gdzie znajduje się oryginał.
Osobno warto opisać bieżące usterki, reklamacje i prace w toku. Do każdej inwestycji należy przekazać uchwałę, umowę, kosztorys, harmonogram, faktury, protokoły odbioru i gwarancje. Dzięki temu zmiana firmy nie przerywa egzekwowania odpowiedzialności wykonawcy.
Krok 13. Uporządkuj umowy z dostawcami i wykonawcami
Zmiana zarządcy nie powoduje automatycznego zakończenia umów wspólnoty z firmą sprzątającą, konserwatorem windy, dostawcą ciepła, ubezpieczycielem lub wykonawcą remontu. Stroną tych umów pozostaje wspólnota, jeśli zostały prawidłowo zawarte w jej imieniu.
Należy przygotować rejestr zawierający dane kontrahenta, zakres, wynagrodzenie, okres obowiązywania, terminy wypowiedzenia, osoby kontaktowe i zaległe zobowiązania. Nowy zarządca informuje dostawców o zmianie danych operacyjnych oraz sposobie przesyłania faktur.
Krok 14. Bezpiecznie przekaż dane osobowe i dostępy
Dokumentacja wspólnoty zawiera dane właścicieli, mieszkańców, dłużników, wykonawców i pracowników. Przekazanie powinno odbywać się na podstawie właściwych ustaleń dotyczących przetwarzania danych. Należy określić zakres, nośniki, zabezpieczenia i osoby uprawnione.
Dotychczasowa firma powinna zwrócić dane oraz postąpić z kopiami zgodnie z umową, przepisami i obowiązkami archiwizacyjnymi. Nowy podmiot musi otrzymać indywidualne konta, a nie wspólne hasła krążące między pracownikami. Po przejęciu trzeba zmienić hasła, cofnąć stare uprawnienia i odnotować wykonane czynności.
Wspólnota pozostaje odpowiedzialna za prawidłową organizację ochrony informacji. Prawo właściciela do kontroli dokumentacji nie oznacza nieograniczonego udostępniania danych innych osób. Każdy wniosek należy ocenić według jego celu i zakresu.
Krok 15. Sporządź protokół przekazania zarządzania
Protokół jest najważniejszym dowodem tego, co faktycznie przekazano. Powinien zawierać datę, dane uczestników, podstawę ich działania, szczegółowe załączniki, wykaz braków oraz terminy uzupełnienia. Każda strona otrzymuje podpisany egzemplarz.
W protokole należy odnotować:
- liczbę i rodzaj dokumentów papierowych;
- strukturę przekazanych folderów elektronicznych;
- saldo rachunków, zobowiązań i należności;
- stan kasowy, jeśli wspólnota prowadzi kasę;
- klucze, urządzenia, pieczęcie i nośniki;
- dostępy do banku, poczty, systemów i paneli;
- otwarte sprawy wraz z terminami;
- braki, zastrzeżenia oraz osoby odpowiedzialne.
Do protokołu warto dołączyć listy kontrolne podpisywane przez osoby przejmujące poszczególne obszary. Odbiór bez zastrzeżeń powinien nastąpić dopiero po rzeczywistym sprawdzeniu zawartości.
Krok 16. Poinformuj właścicieli, mieszkańców i kontrahentów
Komunikat powinien wskazywać datę przejęcia, nazwę nowej firmy, dane opiekuna, numer awaryjny, adres e-mail, godziny obsługi oraz sposób zgłaszania spraw. Właściciele muszą wiedzieć, czy zmienia się numer rachunku lub opis przelewu.
Informację należy przekazać kilkoma uzgodnionymi kanałami, ale bez ujawniania zbędnych danych. Zmianę rachunku warto komunikować ze szczególną ostrożnością, aby ograniczyć ryzyko oszustwa. W razie wątpliwości właściciel powinien potwierdzić numer znanym wcześniej kanałem.
Kontrahenci otrzymują informacje dotyczące reprezentacji, faktur, korespondencji i zgłoszeń. Nie należy tworzyć wrażenia, że ich umowy wygasły, jeśli zmieniła się jedynie firma obsługująca wspólnotę.
Krok 17. Zweryfikuj przejęcie w pierwszych 90 dniach
Pierwsze tygodnie powinny służyć sprawdzeniu danych, a nie tylko bieżącej obsłudze. Nowy zarządca uzgadnia bank, salda właścicieli, zobowiązania, terminy umów, przeglądy i sprawy sądowe. Tworzy listę braków oraz ryzyk wymagających decyzji zarządu lub uchwały.
Dobrym rezultatem pierwszych 90 dni jest raport otwarcia zawierający:
- potwierdzenie stanu finansów i funduszu remontowego;
- wykaz zaległości oraz etapów windykacji;
- kalendarz przeglądów i umów;
- listę brakującej dokumentacji;
- stan techniczny oraz pilne zalecenia;
- propozycję priorytetów i harmonogram działań;
- sprawy wymagające uchwał właścicieli.
Taki raport pozwala oddzielić problemy odziedziczone od sposobu pracy nowej firmy. Zakres profesjonalnego wdrożenia można omówić z zespołem oferującym obsługę wspólnot mieszkaniowych w Krakowie.
Co zrobić, gdy dotychczasowy zarządca nie oddaje dokumentów?
Najpierw należy sporządzić dokładny wykaz braków i wysłać formalne wezwanie do wydania dokumentacji, danych, kluczy oraz dostępów. Pismo powinno wskazywać podstawę reprezentacji wspólnoty, zakres żądania, termin i sposób przekazania. Trzeba zachować dowód doręczenia.
Równolegle warto zabezpieczyć ciągłość działania. Wyciągi można uzyskać z banku, część umów od kontrahentów, a protokoły kontroli od wykonawców. Nie zastąpi to pełnego przekazania, ale pozwoli reagować na płatności i awarie.
Jeżeli wezwanie pozostaje bezskuteczne, wspólnota powinna przeanalizować dalsze kroki prawne. Nie należy samodzielnie przejmować sprzętu lub kont bez uprawnienia. Każdy brak trzeba dokumentować, ponieważ może powodować koszty odtworzenia i odpowiedzialność poprzedniego podmiotu.
Najczęstsze błędy przy zmianie zarządcy wspólnoty
Najpoważniejszym błędem jest głosowanie nad zmianą bez ustalenia obowiązującego modelu zarządu. Częste są również niepełne zawiadomienia, błędne liczenie udziałów, brak pełnomocnictw, pominięcie notariusza i założenie, że uchwała automatycznie wypowiada umowę.
Wspólnota powinna unikać:
- wyboru firmy wyłącznie według najniższej ceny;
- podpisania umowy bez precyzyjnego zakresu usług;
- pozostawienia przerwy między obiema umowami;
- odbioru dokumentacji bez szczegółowego protokołu;
- przenoszenia nieuzgodnionych sald do nowego systemu;
- pozostawienia aktywnych dostępów byłym pracownikom;
- chaotycznej zmiany rachunku bez komunikacji;
- natychmiastowej wymiany wszystkich wykonawców bez oceny.
Przy mniejszych nieruchomościach warto również przeczytać, czy warto współpracować z zarządcą na kameralnym osiedlu. Skala obiektu wpływa na organizację, ale nie zmniejsza znaczenia finansów, dokumentacji i bezpieczeństwa technicznego.
Jak przeprowadzić zmianę spokojnie i bez utraty ciągłości?
Udana zmiana opiera się na kolejności działań. Najpierw trzeba ustalić model zarządu i kompetencje, następnie zdefiniować oczekiwania, sprawdzić umowę, wybrać nową firmę i przygotować prawidłowe uchwały. Dopiero później następują wypowiedzenie, podpisanie nowej umowy oraz protokolarne przejęcie.
Właściciele powinni otrzymywać jasne informacje, ale proces potrzebuje koordynatora. Jedna lista kontrolna, osoby odpowiedzialne i termin graniczny ograniczają chaos. Najważniejsze jest utrzymanie płatności, przeglądów, ubezpieczenia, serwisu urządzeń i obsługi awarii.
Concept Pro prowadzi profesjonalne zarządzanie wspólnotami w Krakowie, w tym organizację przejęcia dokumentacji i bieżącej obsługi. Aby omówić sytuację budynku, można skorzystać z kontaktu z Concept Pro.
Najczęściej zadawane pytania - FAQ
Czy do zmiany zarządcy wspólnoty zawsze potrzebny jest notariusz?
Nie. Notarialne protokołowanie jest potrzebne przy zmianie sposobu zarządu ustalonego w trybie art. 18 ustawy o własności lokali. Jeżeli zarząd wspólnoty zmienia jedynie administratora zatrudnionego na podstawie umowy, zwykle wystarczą właściwa uchwała, reprezentacja i wypowiedzenie kontraktu.
Jaką większością podejmuje się uchwałę o zmianie zarządcy?
Co do zasady uchwały zapadają większością głosów właścicieli liczoną według udziałów. W określonych ustawowo sytuacjach możliwe jest głosowanie według zasady jeden właściciel - jeden głos. Przed głosowaniem trzeba sprawdzić sposób zarządu, udziały i treść wcześniejszych umów.
Czy uchwała automatycznie rozwiązuje umowę ze starą firmą?
Nie należy tego zakładać. Uchwała może upoważniać do zmiany, ale umowę trzeba wypowiedzieć przez właściwie reprezentowaną wspólnotę, z zachowaniem formy i terminu wynikających z kontraktu. Daty obu etapów powinny zapewnić ciągłość obsługi.
Jakie dokumenty musi przekazać dotychczasowy zarządca?
Zakres obejmuje dokumentację prawną, finansową, techniczną i właścicielską, umowy, wyciągi, ewidencję, przeglądy, dokumenty remontów, klucze, dostępy oraz informacje o sprawach w toku. Wszystko należy wyszczególnić w podpisanym protokole przekazania.
Kto może pomóc wspólnocie przejąć zarządzanie?
Procedurę prawną w skomplikowanej sytuacji warto skonsultować z prawnikiem i notariuszem. Organizację przejęcia dokumentów, finansów, umów oraz obsługi technicznej może poprowadzić firma świadcząca kompleksowe zarządzanie wspólnotami mieszkaniowymi.