Zarządca, administrator i zarząd wspólnoty mieszkaniowej to określenia, które w codziennych rozmowach bywają używane zamiennie. W praktyce mogą jednak oznaczać trzy różne role, posiadające odmienny zakres kompetencji, odpowiedzialności oraz uprawnień do podejmowania decyzji.
Administrator najczęściej zajmuje się bieżącą obsługą budynku: przyjmuje zgłoszenia, prowadzi dokumentację, organizuje przeglądy i kontaktuje się z wykonawcami. Zarządca odpowiada zwykle za szerszy proces zarządzania nieruchomością, w tym planowanie kosztów, nadzór finansowy i techniczny, realizowanie uchwał oraz organizowanie pracy całej wspólnoty. Zarząd wspólnoty jest natomiast organem wybieranym przez właścicieli lokali i posiada kompetencje wynikające bezpośrednio z ustawy.
Różnice nie zawsze są widoczne na pierwszy rzut oka. Administrator może wykonywać wiele zadań kojarzonych z zarządcą, jeżeli zostały mu one powierzone w umowie. Z kolei osoba nazywana zarządcą nie może samodzielnie podejmować wszystkich decyzji dotyczących budynku – część z nich wymaga uchwały właścicieli lokali.
Dlatego o rzeczywistym zakresie odpowiedzialności nie decyduje sama nazwa stanowiska, lecz sposób zarządzania wspólnotą, treść umowy, podjęte uchwały i udzielone pełnomocnictwa.
W artykule wyjaśniamy, czym różni się zarządca od administratora wspólnoty mieszkaniowej, kto podejmuje decyzje i na co zwrócić uwagę przy wyborze firmy obsługującej budynek w Krakowie.
Czym jest wspólnota mieszkaniowa?
Wspólnotę mieszkaniową tworzy ogół właścicieli lokali wchodzących w skład określonej nieruchomości. Powstaje ona z mocy prawa – nie jest konieczne zawieranie dodatkowej umowy ani zapisywanie się do wspólnoty.
Właściciel mieszkania lub lokalu użytkowego automatycznie staje się członkiem wspólnoty i uzyskuje udział w nieruchomości wspólnej. Obejmuje ona te części budynku i gruntu, które nie służą wyłącznie jednemu właścicielowi. Mogą to być między innymi:
- dach;
- elewacja;
- klatki schodowe;
- windy;
- fundamenty;
- instalacje wspólne;
- korytarze;
- pomieszczenia techniczne;
- teren wokół budynku;
- chodniki i drogi wewnętrzne;
- bramy wjazdowe;
- oświetlenie części wspólnych;
- place zabaw i tereny zielone.
Zasady funkcjonowania wspólnot określa przede wszystkim ustawa o własności lokali. To ona reguluje między innymi wybór zarządu, podejmowanie uchwał, ponoszenie kosztów i rozróżnienie między czynnościami zwykłego zarządu a decyzjami przekraczającymi ten zakres.
Wspólnota nie działa jednak samodzielnie. Potrzebuje osób, które będą ją reprezentować, realizować decyzje właścicieli oraz organizować codzienne funkcjonowanie nieruchomości.
Zarząd, zarządca i administrator – trzy różne pojęcia
Przed porównaniem zarządcy i administratora trzeba wyjaśnić rolę zarządu wspólnoty. To właśnie pomieszanie tych trzech pojęć jest źródłem większości nieporozumień.
Zarząd wspólnoty mieszkaniowej
Zarząd jest organem wspólnoty wybieranym przez właścicieli lokali. Może być jednoosobowy albo kilkuosobowy, a jego członkami mogą być właściciele mieszkań lub inne osoby fizyczne.
Zarząd kieruje sprawami wspólnoty i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w relacjach z poszczególnymi właścicielami. Może samodzielnie podejmować czynności zwykłego zarządu. W przypadku spraw przekraczających zwykły zarząd potrzebna jest uchwała właścicieli lokali.
Członkowie zarządu nie muszą osobiście prowadzić księgowości, odbierać każdego zgłoszenia ani zamawiać konserwatora. Mogą zawrzeć umowę z administratorem lub profesjonalną firmą zarządzającą.
Zarządca nieruchomości
Zarządca jest podmiotem profesjonalnie zajmującym się zarządzaniem nieruchomością. W zależności od sposobu organizacji wspólnoty może wykonywać zadania na podstawie umowy zawartej z zarządem albo sprawować zarząd powierzony zgodnie z art. 18 ustawy o własności lokali.
Zakres jego kompetencji powinien wynikać z dokumentów określających sposób zarządu, umowy, uchwał i pełnomocnictw.
Administrator wspólnoty
Administrator najczęściej wykonuje bieżące czynności organizacyjne i techniczne zlecone przez zarząd wspólnoty, zarządcę albo właściciela nieruchomości. Jest wykonawcą określonych zadań, ale sama nazwa „administrator” nie daje mu automatycznie prawa do reprezentowania wspólnoty czy podejmowania strategicznych decyzji.
Zakres pracy administratora powinien wynikać z umowy. Może być bardzo szeroki, ale zasadniczo ma charakter wykonawczy i pomocniczy.
Kim jest zarządca wspólnoty mieszkaniowej?
Zarządca odpowiada za zorganizowanie spójnego systemu zarządzania nieruchomością wspólną. Nie chodzi wyłącznie o reagowanie na pojedyncze zgłoszenia, ale również o planowanie działań, kontrolę kosztów, nadzorowanie wykonawców i dbanie o prawidłową realizację obowiązków wspólnoty.
Profesjonalny zarządca powinien patrzeć na nieruchomość długoterminowo. Musi uwzględniać nie tylko aktualny stan budynku, lecz również przyszłe remonty, rosnące koszty eksploatacji, obowiązkowe przeglądy i potrzeby mieszkańców.
Jego praca może obejmować:
- przygotowanie planu gospodarczego;
- nadzór nad finansami;
- prowadzenie lub organizację ewidencji wspólnoty;
- przygotowanie zebrań;
- realizowanie uchwał;
- przygotowywanie projektów uchwał;
- reprezentowanie wspólnoty w ustalonym zakresie;
- negocjowanie umów z dostawcami;
- nadzorowanie remontów;
- kontrolę stanu technicznego;
- współpracę z księgowością, prawnikami i wykonawcami;
- windykację zaległości;
- raportowanie do zarządu i właścicieli;
- organizowanie komunikacji z mieszkańcami.
Zarządca powinien także dostrzegać ryzyka, zanim doprowadzą do poważnego problemu. Przykładem może być pogarszający się stan dachu, brak wystarczających środków na przyszły remont, niewłaściwie skonstruowana umowa z dostawcą albo regularnie powtarzająca się awaria instalacji.
Właśnie takie całościowe podejście powinno wyróżniać profesjonalne zarządzanie wspólnotami mieszkaniowymi od wykonywania wyłącznie bieżących czynności administracyjnych.
Kim jest administrator wspólnoty mieszkaniowej?
Administrator odpowiada zwykle za codzienną obsługę nieruchomości. Może być pracownikiem firmy zarządzającej, osobą zatrudnioną bezpośrednio przez wspólnotę albo zewnętrznym usługodawcą.
Do jego typowych zadań należą:
- odbieranie zgłoszeń od mieszkańców;
- przekazywanie komunikatów;
- prowadzenie korespondencji;
- aktualizowanie danych właścicieli;
- umawianie przeglądów;
- kontakt z konserwatorami;
- przyjmowanie zgłoszeń awarii;
- zlecanie prac w ramach udzielonego upoważnienia;
- zbieranie dokumentów;
- przygotowywanie zestawień;
- obsługa dokumentacyjna zebrań;
- kontrolowanie wykonania bieżących usług;
- przekazywanie informacji zarządowi lub zarządcy.
Administrator może na przykład przyjąć informację o niedziałającym oświetleniu, przekazać zlecenie elektrykowi i sprawdzić, czy naprawa została wykonana. Nie powinien jednak samodzielnie podejmować decyzji o wymianie całej instalacji w budynku, jeżeli nie posiada odpowiedniego umocowania i zgody właściwego organu wspólnoty.
W praktyce administrator jest często pierwszą osobą kontaktową dla mieszkańców. Nie oznacza to jednak, że osobiście odpowiada za każdą decyzję podejmowaną przez wspólnotę.
Zarządca a administrator – najważniejsze różnice
Najprościej można powiedzieć, że zarządca organizuje, planuje i nadzoruje cały proces zarządzania, natomiast administrator realizuje bieżące zadania w powierzonym mu zakresie.
Najważniejsze różnice dotyczą kilku obszarów.
Zakres działania
Zarządca odpowiada zazwyczaj za całokształt spraw związanych z funkcjonowaniem nieruchomości. Administrator zajmuje się wybranymi czynnościami operacyjnymi i organizacyjnymi.
Podejmowanie decyzji
Zarządca może posiadać określone kompetencje decyzyjne wynikające ze sposobu zarządu, umowy, uchwał i pełnomocnictw. Administrator zasadniczo wykonuje decyzje zarządu, zarządcy lub właścicieli.
Planowanie
Zarządca powinien tworzyć plany gospodarcze, analizować koszty i przewidywać przyszłe potrzeby budynku. Administrator skupia się najczęściej na wykonywaniu bieżących obowiązków.
Reprezentowanie wspólnoty
Możliwość reprezentowania wspólnoty musi wynikać z odpowiedniej podstawy prawnej lub umocowania. Administrator nie otrzymuje takiego prawa automatycznie tylko dlatego, że obsługuje budynek.
Odpowiedzialność
Zarządca odpowiada za prawidłowe wykonanie obowiązków określonych w umowie o zarządzanie. Administrator odpowiada za zadania powierzone mu w ramach umowy, stosunku pracy lub wewnętrznego podziału obowiązków.
Ubezpieczenie
W przypadku wykonywania działalności z zakresu zarządzania nieruchomościami przepisy przewidują obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej zarządcy. Kopia aktualnego dokumentu ubezpieczenia powinna stanowić załącznik do umowy o zarządzanie. Reguluje to ustawa o gospodarce nieruchomościami.
Administrator wykonujący wyłącznie zadania pomocnicze nie jest automatycznie zarządcą w rozumieniu tych przepisów. O obowiązkach i odpowiedzialności decyduje rzeczywisty zakres świadczonej usługi, a nie wyłącznie nazwa wpisana na wizytówce.
Jak może być zorganizowane zarządzanie wspólnotą?
Wspólnoty mieszkaniowe mogą funkcjonować według różnych modeli. Dlatego zakres obowiązków osoby nazywanej zarządcą albo administratorem należy zawsze analizować w odniesieniu do konkretnej nieruchomości.
Zarząd właścicielski i administrator
W tym modelu właściciele wybierają zarząd wspólnoty. Zarząd podejmuje decyzje w sprawach zwykłego zarządu, reprezentuje wspólnotę i zleca administratorowi wykonywanie bieżących czynności.
Administrator może prowadzić dokumentację, obsługiwać zgłoszenia, organizować przeglądy i przygotowywać rozliczenia. Ostateczna odpowiedzialność za kierowanie sprawami wspólnoty pozostaje jednak po stronie zarządu w zakresie wynikającym z ustawy.
Model może działać dobrze, jeśli członkowie zarządu są aktywni, posiadają odpowiednią wiedzę i mają czas na analizowanie dokumentów oraz podejmowanie decyzji.
Zarząd właścicielski i profesjonalny zarządca
Wspólnota może również posiadać zarząd właścicielski i jednocześnie korzystać z usług profesjonalnego zarządcy. Firma zarządzająca zapewnia wtedy zaplecze księgowe, administracyjne i techniczne, przygotowuje rozwiązania oraz realizuje decyzje zarządu i właścicieli.
Zarząd zachowuje funkcję organu wspólnoty, a profesjonalista przejmuje dużą część bieżącej pracy. Granice kompetencji powinny zostać jednoznacznie opisane w umowie.
Zarząd powierzony
Właściciele mogą powierzyć zarządzanie nieruchomością osobie fizycznej albo prawnej zgodnie z art. 18 ustawy o własności lokali. Sposób zarządu może zostać określony w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w późniejszej umowie zawartej w formie aktu notarialnego.
W takim modelu pozycja zarządcy jest inna niż pozycja firmy wykonującej wyłącznie pomocnicze czynności na zlecenie zarządu właścicielskiego. Dlatego przed oceną zakresu odpowiedzialności zawsze należy sprawdzić dokumenty wspólnoty.
Obowiązki zarządcy wspólnoty mieszkaniowej
Szczegółowy zakres obowiązków zależy od przyjętego sposobu zarządzania i podpisanej umowy. Profesjonalna obsługa obejmuje jednak zwykle kilka podstawowych obszarów.
Zarządzanie finansami
Zarządca przygotowuje propozycje planu gospodarczego, monitoruje wpływy i koszty, nadzoruje rozliczenia oraz informuje o zaległościach. Powinien również analizować, czy wysokość zaliczek odpowiada rzeczywistym wydatkom wspólnoty.
Do obowiązków finansowych mogą należeć:
- przygotowanie planu gospodarczego;
- prowadzenie ewidencji pozaksięgowej;
- kontrola rachunku bankowego;
- księgowanie wpłat;
- rozliczanie mediów;
- kontrola faktur;
- przygotowanie rocznego sprawozdania;
- monitorowanie zadłużenia;
- prowadzenie lub zlecanie windykacji;
- rozliczanie funduszu remontowego.
Nadzór techniczny
Zarządca powinien kontrolować stan nieruchomości, prowadzić dokumentację techniczną, pilnować wymaganych przeglądów i przygotowywać plany remontów.
Nie musi osobiście wykonywać kontroli technicznych wymagających specjalnych uprawnień. Jego rolą jest wybór odpowiednich specjalistów, zlecenie prac, dopilnowanie terminów i właściwe zareagowanie na otrzymane zalecenia.
Obsługa prawna i formalna
Zarządca powinien pilnować, aby umowy, uchwały, zebrania i procedury były przygotowywane prawidłowo. W razie potrzeby może współpracować z radcą prawnym, notariuszem, inspektorem nadzoru albo doradcą podatkowym.
Nie oznacza to, że sam zarządca zastępuje przedstawicieli wszystkich zawodów. Powinien natomiast rozpoznawać sytuacje wymagające specjalistycznej opinii.
Organizacja pracy wspólnoty
Do obowiązków może należeć przygotowanie zebrań, projektów uchwał, kart do głosowania i materiałów dla właścicieli. Zarządca powinien również realizować podjęte uchwały i raportować postępy.
Nadzór nad wykonawcami
Profesjonalne zarządzanie obejmuje zbieranie ofert, porównywanie warunków, negocjowanie umów i kontrolowanie jakości usług. Dotyczy to między innymi sprzątania, ochrony, konserwacji wind, pielęgnacji zieleni, odśnieżania i większych remontów.
Obowiązki administratora budynku
Obowiązki administratora są przeważnie bardziej operacyjne. Ich dokładny katalog powinien zostać zapisany w umowie albo zakresie stanowiska.
Administrator może odpowiadać za:
- obsługę telefoniczną i elektroniczną mieszkańców;
- prowadzenie rejestru zgłoszeń;
- publikowanie komunikatów;
- kontakt z firmą sprzątającą;
- przekazywanie zleceń konserwatorom;
- kontrolę czystości;
- umawianie odczytów liczników;
- przygotowywanie dokumentów;
- przechowywanie protokołów;
- aktualizowanie listy właścicieli;
- obsługę identyfikatorów, pilotów i kluczy;
- udostępnianie pomieszczeń technicznych uprawnionym osobom;
- wsparcie podczas zebrań;
- kontrolowanie wykonania drobnych prac;
- przekazywanie zarządcy informacji o stanie budynku.
Administrator powinien działać zgodnie z przyjętymi procedurami. W sprawach wykraczających poza udzielone upoważnienie musi uzyskać decyzję zarządu, zarządcy lub właścicieli.
Kto podejmuje decyzje dotyczące nieruchomości?
To jeden z najważniejszych obszarów, w którym pojawiają się nieporozumienia. Ani zarządca, ani administrator nie mogą dowolnie decydować o majątku wspólnoty.
Ustawa o własności lokali rozróżnia czynności zwykłego zarządu oraz czynności przekraczające zwykły zarząd.
Zarząd wspólnoty może samodzielnie podejmować czynności zwykłego zarządu. Dotyczą one zazwyczaj bieżącego utrzymania i zapewnienia normalnego funkcjonowania nieruchomości.
W sprawach przekraczających zwykły zarząd potrzebna jest uchwała właścicieli lokali. Do takich spraw ustawa zalicza między innymi:
- przyjęcie rocznego planu gospodarczego;
- ustalenie wysokości opłat;
- ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy;
- zmianę przeznaczenia części wspólnej;
- większe przebudowy;
- nabycie nieruchomości;
- podział nieruchomości wspólnej;
- określenie sposobu prowadzenia ewidencji kosztów i zaliczek.
Dokładna kwalifikacja danej czynności zależy od jej charakteru, wartości, wpływu na nieruchomość i okoliczności konkretnej wspólnoty. W przypadku wątpliwości warto skorzystać z pomocy prawnej.
Administrator może przygotować dokumenty, zebrać oferty i przekazać właścicielom informacje, ale nie zastępuje uchwały, jeżeli jest ona wymagana.
Kto odpowiada za finanse wspólnoty?
Za prawidłowe prowadzenie spraw finansowych odpowiadają osoby i podmioty wskazane w przyjętym modelu zarządzania. W praktyce zadania mogą być podzielone pomiędzy zarząd, zarządcę, administratora i biuro księgowe.
Najważniejsze, aby podział był jednoznaczny. Wspólnota powinna wiedzieć:
- kto księguje wpłaty;
- kto opisuje faktury;
- kto zatwierdza płatności;
- kto ma dostęp do rachunku;
- kto przygotowuje plan gospodarczy;
- kto sporządza roczne rozliczenie;
- kto monitoruje zadłużenie;
- kto inicjuje windykację;
- kto odpowiada na pytania właścicieli;
- kto kontroluje realizację budżetu.
Dobrą praktyką jest rozdzielenie przygotowania płatności od jej ostatecznego zatwierdzenia. Ogranicza to ryzyko błędów i zwiększa kontrolę nad środkami wspólnoty.
Właściciele powinni otrzymywać przejrzyste informacje, a zarząd lub zarządca powinien być w stanie wyjaśnić istotne różnice między planem a rzeczywistymi kosztami.
Kto odpowiada za przeglądy, konserwacje i awarie?
Obowiązek utrzymania budynku w odpowiednim stanie spoczywa na wspólnocie jako zarządcy nieruchomości wspólnej w szerokim znaczeniu właścicielskim. Konkretne czynności wykonują jednak osoby wskazane w umowach.
Zarządca powinien stworzyć harmonogram przeglądów, wybrać uprawnionych wykonawców i kontrolować realizację zaleceń. Administrator może organizować terminy, udostępniać pomieszczenia techniczne i gromadzić protokoły.
W przypadku awarii administrator często przyjmuje pierwsze zgłoszenie. Zarządca powinien natomiast zapewnić procedurę działania, ustalić sposób zatwierdzania kosztów oraz dopilnować usunięcia przyczyny problemu.
Dobrze działający system powinien określać:
- numer do zgłaszania awarii;
- godziny dostępności;
- sposób obsługi zdarzeń pilnych;
- listę wykonawców;
- limity kosztów;
- zasady zatwierdzania prac;
- sposób dokumentowania szkód;
- kontakt z ubezpieczycielem;
- informowanie mieszkańców;
- kontrolę jakości naprawy.
Samo przekazanie numeru telefonu do administratora nie zastępuje kompletnej procedury technicznej.
Odpowiedzialność zarządcy i administratora
Odpowiedzialność każdego podmiotu zależy od podstawy jego działania i zakresu powierzonych obowiązków.
Zarządca odpowiada za należyte wykonanie umowy o zarządzanie. Jeżeli w wyniku jego działania albo zaniechania wspólnota poniesie szkodę, może powstać odpowiedzialność odszkodowawcza. Dlatego przed podpisaniem umowy należy sprawdzić aktualne ubezpieczenie OC i zakres polisy.
Administrator odpowiada za wykonanie powierzonych czynności zgodnie z umową lub zakresem obowiązków. Jeśli miał zgłosić przegląd, przekazać ważną informację albo zlecić zatwierdzoną naprawę i tego nie zrobił, jego odpowiedzialność może wynikać z warunków współpracy.
Nie można jednak automatycznie obciążać administratora odpowiedzialnością za decyzję, której nie mógł samodzielnie podjąć. Przykładowo administrator nie odpowiada za brak remontu zatwierdzanego uchwałą, jeżeli prawidłowo przedstawił problem, ale właściciele nie podjęli decyzji.
Podobnie zarządca nie powinien realizować czynności przekraczającej zwykły zarząd bez wymaganej uchwały i umocowania.
Kiedy wspólnocie wystarczy administrator?
Administrator może być wystarczającym wsparciem, jeżeli wspólnota posiada aktywny i kompetentny zarząd właścicielski. Członkowie zarządu muszą mieć czas na analizowanie finansów, podejmowanie decyzji, nadzorowanie większych inwestycji i kontrolowanie pracy administratora.
Taki model może działać w niewielkiej, stosunkowo prostej technicznie nieruchomości, w której:
- zarząd aktywnie uczestniczy w bieżących sprawach;
- budynek nie wymaga dużych remontów;
- sytuacja finansowa jest uporządkowana;
- nie występują poważne konflikty;
- dokumentacja jest kompletna;
- obowiązki zostały jasno podzielone;
- właściciele sprawnie podejmują uchwały.
Należy jednak pamiętać, że członkowie zarządu mogą się zmienić, stracić czas albo zrezygnować z pełnionej funkcji. System nie powinien zależeć wyłącznie od zaangażowania jednej osoby.
Kiedy warto wybrać profesjonalnego zarządcę?
Profesjonalne zarządzanie jest szczególnie potrzebne, gdy nieruchomość wymaga koordynacji wielu obszarów jednocześnie.
Warto je rozważyć, jeśli:
- członkowie zarządu nie mają czasu;
- wspólnota planuje duży remont;
- dokumentacja jest nieuporządkowana;
- występują znaczne zaległości;
- koszty eksploatacji szybko rosną;
- budynek ma skomplikowane instalacje;
- brakuje harmonogramu przeglądów;
- mieszkańcy nie otrzymują jasnych informacji;
- wcześniejsza administracja nie rozliczała działań;
- występują spory z wykonawcami;
- potrzebny jest nadzór techniczny i prawny;
- wspólnota chce wprowadzić przejrzyste raportowanie.
Zarządca nie zastępuje właścicieli w podejmowaniu wszystkich decyzji. Powinien jednak dostarczać im dane, warianty, rekomendacje i dokumenty pozwalające podejmować świadome uchwały.
Jak wybrać firmę do obsługi wspólnoty mieszkaniowej?
Przed wyborem firmy warto zapytać nie tylko o cenę, ale także o rzeczywisty model współpracy.
Najważniejsze pytania to:
- Czy firma będzie zarządcą, administratorem czy połączy obie funkcje?
- Kto konkretnie zajmie się nieruchomością?
- Ile wspólnot przypada na jednego opiekuna?
- Jak często opiekun pojawia się w budynku?
- Jak wygląda obsługa awarii?
- Kto prowadzi księgowość?
- Jak właściciele uzyskują dostęp do rozliczeń?
- Jak organizowane są zebrania i głosowania?
- W jaki sposób firma nadzoruje wykonawców?
- Czy posiada aktualne ubezpieczenie OC?
- Jak wygląda przejęcie dokumentacji?
- Jakie opłaty nie są zawarte w miesięcznym wynagrodzeniu?
- Jaki obowiązuje okres wypowiedzenia?
- W jaki sposób dokumentacja zostanie zwrócona po zakończeniu umowy?
Warto poprosić o przykładowy raport, wzór umowy i dokładny cennik. Należy również sprawdzić doświadczenie firmy w obsłudze podobnych nieruchomości.
Zakres usług Concept Pro dla właścicieli, inwestorów i wspólnot znajduje się w zakładce oferta.
Najczęstsze nieporozumienia we wspólnotach
Jednym z najczęstszych błędów jest przekonanie, że administrator może samodzielnie zdecydować o każdym wydatku. Jego kompetencje wynikają z umowy i udzielonych upoważnień.
Drugim problemem jest utożsamianie zarządcy z zarządem wspólnoty. Profesjonalna firma może obsługiwać zarząd właścicielski albo działać w modelu zarządu powierzonego. Są to różne rozwiązania prawne.
Inne częste nieporozumienia to:
- oczekiwanie, że administrator rozwiąże spór wymagający uchwały;
- brak jasnego podziału odpowiedzialności;
- wydawanie sprzecznych poleceń przez różnych członków zarządu;
- podejmowanie decyzji na podstawie rozmów bez dokumentacji;
- brak procedury zatwierdzania kosztów;
- brak informacji, kto podpisuje umowy;
- obciążanie zarządcy odpowiedzialnością za decyzje właścicieli;
- powierzanie jednej osobie zbyt wielu funkcji bez mechanizmu kontroli;
- brak regularnego raportowania;
- ocenianie jakości obsługi wyłącznie na podstawie wysokości miesięcznej opłaty.
Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie czytelnej listy kompetencji: co może wykonać administrator, o czym decyduje zarządca, co zatwierdza zarząd i które sprawy wymagają uchwały właścicieli.
Polecane artykuły
- Jak wybrać firmę do zarządzania najmem w Krakowie? 10 pytań przed podpisaniem umowy
- Wynajem mieszkania w Krakowie na odległość – jak zarządzać nieruchomością z innego miasta lub kraju?
- Ile właściciela kosztuje pustostan i jak szybciej wynająć mieszkanie w Krakowie?
- Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania – co powinien zawierać i dlaczego jest ważny?
Podsumowanie
Zarządca i administrator nie są pojęciami tożsamymi. Administrator skupia się zazwyczaj na bieżącej obsłudze organizacyjnej, dokumentacyjnej i technicznej. Zarządca odpowiada za szerszy proces: planowanie, finanse, nadzór nad stanem nieruchomości, realizowanie decyzji wspólnoty i koordynowanie pracy wykonawców.
Nad nimi pozostają właściciele lokali, którzy podejmują uchwały w sprawach przekraczających zwykły zarząd. W zależności od przyjętego modelu wspólnota może również posiadać zarząd właścicielski albo powierzyć zarząd profesjonalnemu podmiotowi.
Najważniejszym dokumentem jest umowa. Powinna jednoznacznie określać zakres obowiązków, kompetencje, zasady reprezentacji, odpowiedzialność, raportowanie i koszty.
Dobrze zorganizowana wspólnota nie opiera się wyłącznie na nazwach stanowisk. Opiera się na czytelnym podziale zadań, sprawnym obiegu informacji, właściwej kontroli i świadomym podejmowaniu decyzji przez właścicieli.
Jeśli Twoja wspólnota w Krakowie potrzebuje uporządkowania dokumentacji, sprawnej obsługi technicznej lub kompleksowego zarządzania, możesz skorzystać z zakładki kontakt z Concept Pro.
Najczęściej zadawane pytania – FAQ
Czy administrator może podejmować decyzje za wspólnotę?
Administrator może podejmować wyłącznie czynności wynikające z umowy i udzielonego upoważnienia. Nie zastępuje uchwały właścicieli ani decyzji zarządu, jeśli są one wymagane. Może natomiast przygotowywać dokumenty i realizować zatwierdzone działania.
Czy zarządca i administrator mogą być tą samą firmą?
Tak. Jedna firma może zapewniać zarówno kompleksowe zarządzanie, jak i bieżącą administrację. W umowie należy jednak dokładnie opisać wszystkie obowiązki, kompetencje oraz odpowiedzialność.
Kto reprezentuje wspólnotę mieszkaniową?
Przy zarządzie właścicielskim wspólnotę reprezentuje jej zarząd. W przypadku zarządu powierzonego zakres reprezentacji zależy od przyjętego sposobu zarządu, umów, uchwał i pełnomocnictw.
Czy zarządca wspólnoty musi mieć ubezpieczenie OC?
Przedsiębiorca prowadzący działalność z zakresu zarządzania nieruchomościami podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu OC. Kopia aktualnego dokumentu ubezpieczenia powinna zostać dołączona do umowy o zarządzanie.
Czy Concept Pro obsługuje wspólnoty mieszkaniowe w Krakowie?
Tak. Zakres obsługi może obejmować sprawy administracyjne, finansowe i techniczne, organizację zebrań, nadzorowanie remontów, współpracę z wykonawcami oraz komunikację z mieszkańcami. Szczegóły znajdują się na stronie dotyczącej zarządzania wspólnotami mieszkaniowymi.
